4 konkretūs žingsniai veikliems žmonėms sukurti didesnę el. pašto kontrolę

Elektroninis paštas jau yra tapęs neatsiejama bene kiekvieno iš mūsų gyvenimo dalimi. Mes gauname tiek asmeninius, tiek darbinius laiškus, kurie yra labai skirtingi – savo apimtimi, svarba, skubumu ar suteikiama verte.

Svarbu suvokti, kad el. paštas nėra Tavo darbas. Tai nėra atsakaitos paruošimas, susitikimas su klientu, prezentacijos atlikimas ar komandos smegenų šturmo sesija. El. paštas tėra įrankis šioms ir dar daugybe kitų veiklų atlikti.

Kaip valdyti savo el. pašto dėžutę ir gaunamus laiškus, kad laikas būtų vertingas ir pastangos efektyvios?

Verta nepamiršti, kad visiškai jokios el. pašto valdymo sistemos neturėjimas taip pat yra sistema. Tik labai abejotina, ar ji yra efektyvi. Žmogui, kuris per dieną gauna vos keleta laiškų, net ir metodikos neturėjimas nesudarys didelių problemų produktyvumui. Tačiau mes norime padėti tiems, kieno dėmesį kiekvieną dieną traukia dešimtys ar net šimtai laiškų, kurie gali labai gretai pasiglemžti mus ir tiesiog pradanginti keletą valandų dienotvarkėje.

Paruošėme 3 patarimus, kurie padės įvaldyti savo el. pašto įpročius ir žengti dar vienu žingsniu į priekį:

  1. Jokiu būdu nepradėk savo dienos nuo el. pašto. Pirmosios dienos valandos turėtų būti skirtos tik tau pačiam (-iai), nes atsidaręs el. paštą Tu iškart suteiki visas teises į Tavo laiką kitiems žmonėms, o tai absoliučia dauguma atvejų yra ypatingai neefektyvu. Kad ir kaip norėtum suvesti savo naršyklės lange tą stebuklingą nuorodą, pradėk dieną, atliekant bent keletą svarbių užduočių (ryte tam puikiai pasitarnauja mankšta, sveiki pusryčiai, laikas su artimu žmogumi ar dienos planų peržiūra). Atverk laiškų dėžutę tik tuomet, kai būs atlikta bent viena svarbi užduotis.

  2. Nebūk atsidaręs el. pašto nuolat. Kartais gali pasirodyti, kad visuomet būti prisijungus yra labai protinga. Deja, tai ne visuomet yra tiesa. Geriausia yra nusistatyti keletą laiko tarpų per dieną, kada tikrinsies el. paštą ir nenusižengti savo sprendimui. Pradžioje tai galėtų būti 3 laikai per dieną: ryte, apie pietus ir vakarop (žinoma, viskas priklauso nuo Tavo darbo režimo ir dienotvarkės). Tai padės tau rezultatyviau kontroliuoti dėmesį ir neleisti jam nuklysti į bereikšmes lankas.

  3. Kai tikriniesi ir skaitai laiškus, veik nedelsiant. Po kiekvieno laiško yra galimi keli rezultatai arba potencialūs veiksmai:
    A. Jeigu tai šiukšlė ar spam’as – tiesiog ištrink laišką ir nebekreipk į tai dėmesio;
    B. Jeigu tai yra ilgas laiškas, kurį perskaityti užtruks ilgiau nei keletą minučių – perkelk jį į “Skaitymo” aplanką arba išsisaugok naršyklės žymose, kad galėtum grįžti prie jo vėliau, atskiru laiško skaitymo metu.
    C. Jeigu laiškas reikalauja veiksmo – atlik tą veiksmą iškart dabar, arba užsirašyk į savo užduočių sąrašą (nesvarbu pavidalas, tai gali būti tiek kalendoriaus priminimai, tiek lipnus lapelis ant Tavo stalo). Svarbiausia nepalikti laiško „kyboti“ kažkur naršyklės lange ir su juo nieko nedaryti.
    D. Jeigu matai, kad atsakyti į laišką užtruks iki minutės ar dviejų – iškart tai ir padaryk, atsakymo vilkinimas šiuo atveju ateityje iš tavęs gali pareikalauti žymiai daugiau nei dviejų minučių.

  4. Nepabijok archyvuoti laiškų ir taip pravalyti savo el. pašto dėžutę. Turėti kelis tūkstančius ar šimtus laiškų (o jeigu dar dešimtys tarp jų yra neperskaitytų!) yra puikus būdas prarasti savo dėmesį ir energiją. Todėl įprask dėti laiškus į archyvą (juos bet kada galėsi perskaityti, archyvas nėra šiukšliadėžė).

Iš šalies gali pasirodyti, jog vadovautis šiais pratimais yra vieni juokai. Tiesą pasakius, taip ir yra.

El. pašto įprotis yra labai vertingas, tačiau kartu ir pakankamai nesunkiai įdiegiamas. Tereikia vadovautis keletu esminių principų, ir kartoti tai kasdien.

Jeigu pradėti yra sunku, naudokis mažų žingsnelių metodika – pradėk nuo vieno pokyčio ir pamažu judėk į priekį, pridedant vis daugiau kasdieninių veiksmų.